Hướng dẫn cách đặt tên cho văn phòng đại diện, chi nhánh

Việc đặt tên cho văn phòng đại diện và chi nhánh không chỉ là một công việc hành chính đơn giản mà còn mang tính chiến lược cao, ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp. Hãy để công ty luật ACC Hướng dẫn cách đặt tên cho văn phòng đại diện, chi nhánh

I. Văn phòng đại diện là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

II. Cách đặt tên văn phòng đại diện, chi nhánh

Theo quy định tại Điều 41 Luật doanh nghiệp 2020 quy định như sau:

“1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.

2. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh, cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với văn phòng đại diện.

3. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh, văn phòng đại diện phát hành.”

Ví dụ:

• Tập đoàn FPT: Văn phòng đại diện Nhật Bản – FPT Corporation Japan Representative Office.
• Công ty Cổ phần Tập đoàn VinGroup: Văn phòng đại diện Hoa Kỳ – Vingroup USA Representative Office.
• Tập đoàn Masan: Văn phòng đại diện Hàn Quốc – Masan Group Korea Representative Office.
• Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank): Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh – VIETCOMBANK HO CHI MINH CITY BRANCH.
• Công ty TNHH Một thành viên Điện lực TP. Hồ Chí Minh (EVN HCMC): Chi nhánh 1 tại Thành phố Thủ Đức – EVN HCMC BRANCH No. 1.
• Hệ thống siêu thị Coopmart: Chi nhánh Bình Dương – COOPMART BINH DUONG BRANCH.

III. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh

1. Điều kiện chung:

1.1 Doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp được thành lập hợp pháp theo pháp luật Việt Nam.
• Doanh nghiệp không được phép phá sản, giải thể hoặc đang trong quá trình giải thể.
• Doanh nghiệp không vi phạm pháp luật về thuế, kế toán, lao động, …

1.2 Người đứng đầu văn phòng đại diện/chi nhánh:

• Có quốc tịch Việt Nam hoặc quốc tịch nước ngoài.
• Đủ năng lực hành vi dân sự.
• Không có tiền án tiền sự về tội phạm kinh tế, tội phạm có tổ chức, tội phạm về ma túy, …
• Có trình độ chuyên môn phù hợp với hoạt động của văn phòng đại diện/chi nhánh.

1.3 Vốn điều lệ:

• Văn phòng đại diện: Không có yêu cầu về vốn điều lệ.
• Chi nhánh: Có vốn điều lệ tối thiểu theo quy định của ngành nghề kinh doanh, nhưng không thấp hơn 2 tỷ đồng.

2. Điều kiện riêng:

2.1 Văn phòng đại diện:

• Doanh nghiệp nước ngoài phải có giấy phép thành lập doanh nghiệp tại nước ngoài.
• Doanh nghiệp nước ngoài phải có giấy giới thiệu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của nước ngoài nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
• Doanh nghiệp nước ngoài phải có kế hoạch hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.

2.2 Chi nhánh:

• Doanh nghiệp phải có quyết định thành lập chi nhánh của hội đồng thành viên/hội đồng quản trị doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp phải có hợp đồng thuê nhà/Hợp đồng sử dụng dịch vụ văn phòng cho chi nhánh.

IV. Một số câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để kiểm tra xem tên dự định đặt đã được sử dụng chưa?

Để kiểm tra xem tên dự định đặt đã được sử dụng chưa, doanh nghiệp có thể tra cứu trên hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia hoặc liên hệ với cơ quan đăng ký kinh doanh tại địa phương để xác nhận tính khả dụng của tên gọi.

2. Tên văn phòng đại diện và chi nhánh có cần phải giống với tên công ty mẹ không?

Tên văn phòng đại diện và chi nhánh thường không bắt buộc phải giống hoàn toàn với tên công ty mẹ, nhưng nên bao gồm một phần của tên công ty mẹ để đảm bảo nhận diện thương hiệu và tạo sự liên kết rõ ràng giữa các thực thể.