Trong bước tiến hóa của nền kinh tế Việt Nam, Cần Thơ đã vươn lên như một trung tâm kinh tế và dịch vụ quan trọng của miền Tây Nam Bộ. Với sự phát triển mạnh mẽ của cảng hàng không quốc tế và hệ thống cơ sở hạ tầng, Cần Thơ không chỉ là điểm đến hấp dẫn cho du lịch và đầu tư mà còn là một mảnh ghép quan trọng trong sự phát triển kinh tế toàn cầu của Việt Nam. Trong bối cảnh này, dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ trở thành một yếu tố không thể thiếu, giúp các doanh nghiệp nhanh chóng và hiệu quả thiết lập và phát triển hoạt động kinh doanh tại khu vực này.
1. Khái niệm văn phòng đại diện
Khoản 2 điều 45 Luật doanh nghiệp 2014 quy định: văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó, không có chức năng kinh doanh.
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ
Tùy vào loại hình doanh nghiệp mà hồ sơ thành lập VPĐD sẽ có sự khác biệt. Hồ sơ thành lập VPĐD công ty sẽ bao gồm các loại: Chi tiết hồ sơ thành lập VPĐD như sau:
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân
Khi thành lập VPĐD doanh nghiệp tư nhân cần chuẩn bị:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động VPĐD do người đại diện theo pháp luật ký.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu VPĐD
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải Chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH 1 thành viên
Hồ sơ gồm có những loại giấy tờ như:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động VPĐD do người đại diện theo pháp luật ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu VPĐD
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập VPĐD công ty TNHH 2 thành viên
Bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động VPĐD do người đại diện theo pháp luật ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết điịnh và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp)
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty cổ phần
Cần chuẩn bị những loại giấy tờ sau:
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của CTCP ký.
- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng quản trị.
- 01 bản CMND/Căn cước công dân/Hộ chiếu sao y công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Giấy ủy quyền của người đi nộp hồ sơ (Chỉ chuẩn bị trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp).
3. Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ của ACC
Công ty Luật ACC không chỉ là một đơn vị cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ mà còn là một đối tác đáng tin cậy và chuyên nghiệp trong lĩnh vực pháp lý. Với đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu rộng về quy định pháp luật, Công ty Luật ACC cam kết mang lại cho khách hàng sự hỗ trợ toàn diện và chất lượng cao nhất trong quá trình thành lập văn phòng đại diện. Dưới đây là các công việc mà ACC sẽ thực hiện khi khách hàng sử dụng dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ.
Tư vấn pháp lý:
– ACC sẽ tư vấn cho khách hàng về các quy định pháp luật liên quan đến thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ, bao gồm:
- Luật Doanh nghiệp
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHCN
– ACC sẽ giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng về thủ tục thành lập văn phòng đại diện.
Chuẩn bị hồ sơ:
ACC sẽ hỗ trợ khách hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo yêu cầu của cơ quan nhà nước, bao gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện
- Biên bản họp HĐTV/HĐQT về thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định của chủ sở hữu/chủ tịch HĐTV/HĐQT về thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện
- Bản sao hợp lệ các giấy tờ cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ
- Hợp đồng ủy quyền (nếu có)
Nộp hồ sơ và theo dõi thủ tục:
- ACC sẽ thay mặt khách hàng nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cần Thơ.
- ACC sẽ theo dõi tiến độ giải quyết thủ tục và thông báo cho khách hàng kết quả.
Cung cấp dịch vụ văn phòng:
– ACC cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại Cần Thơ với đầy đủ tiện nghi và dịch vụ đi kèm.
– ACC hỗ trợ khách hàng các dịch vụ khác như:
- Dịch vụ thư ký
- Dịch vụ tiếp khách
- Dịch vụ dịch thuật
Các công việc khác:
- ACC hỗ trợ khách hàng khắc dấu, công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
- ACC hỗ trợ khách hàng hoàn tất thủ tục khai thuế, nộp thuế theo quy định của pháp luật.
4. Chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ là bao nhiêu?
Theo Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 01/01/2021 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Doanh nghiệp, chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ bao gồm:
Lệ phí nhà nước:
– Lệ phí cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: 3.000.000 đồng.
– Lệ phí công bố thông tin thành lập văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: 100.000 đồng.
Chi phí dịch vụ:
– Chi phí dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thành lập văn phòng đại diện: từ 1.500.000 đồng đến 5.000.000 đồng, tùy thuộc vào từng công ty cung cấp dịch vụ.
– Chi phí dịch vụ văn phòng (cho thuê văn phòng, dịch vụ thư ký, tiếp khách, dịch thuật…): tùy theo nhu cầu của khách hàng.
Các chi phí khác:
– Chi phí đi lại, lưu trú (nếu có).
– Chi phí dịch thuật tài liệu (nếu có).
Tổng chi phí thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ dao động từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
5. Đặc điểm của văn phòng đại diện
Theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
Văn phòng đại diện có một số đặc điểm chính sau:
– Có chức năng chính là đại diện theo uỷ quyền cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc hỗ trợ, liên lạc, tiếp cận đối tác…trên các lĩnh vực đúng theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp.
– Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Bên cạnh đó tên đầy đủ của văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.
– Văn phòng đại diện có thể sử dụng con dấu như doanh nghiệp (khoản 12 Điều 8 Nghị định 99/2016/NĐ-CP).
– Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
6. Cơ quan thẩm quyền nào giải quyết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ?
Cơ quan thẩm quyền giải quyết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ là Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cần Thơ.
Nộp trực tiếp: Bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cần Thơ.
Nộp qua bưu điện: Bạn có thể gửi hồ sơ qua bưu điện đến Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cần Thơ.
7. Thời gian giải quyết hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ
Hồ sơ hợp lệ: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Hồ sơ không hợp lệ: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ trả lại hồ sơ và có văn bản thông báo lý do cho doanh nghiệp.
8. Văn phòng đại diện có phải kê khai thuế không?
Văn phòng đại diện không cần phải làm báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc duy trì hệ thống kê toán. Nhưng cần thực hiện ghi chép duy trì sổ sách ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt để có thể giải trình các luồng tiền được công ty mẹ rót vào văn phòng đại diện.
Văn phòng đại diện nếu thực hiện thanh toán lương, thưởng, phí dịch vụ thì sẽ phải tự thực hiện các thủ tục như:
- Khấu trừ thuế
- Kê khai thuế
- Quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Thuế nhà thầu
Ngoài ra văn phòng đại diện phải lập báo cáo tài chính nội bộ nếu công ty mẹ yêu cầu.
Từ các quy định trên văn phòng đại diện phải thực hiện kê khai thuế nếu thực hiện thanh toán lương, thưởng, phí dịch vụ hoặc được công ty mẹ yêu cầu.
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp văn phòng đại diện của công ty nếu chỉ thực hiện việc giao dịch và xúc tiến thương mại, không hoạt động kinh doanh, không tiến hành thu – chi tiền thì không phải nộp thuế môn bài.
Ngoài ra, văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế nhưng không phải nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và thực hiện các nghĩa vụ về sổ sách kế toán theo luật định. Văn phòng đại diện phải thực hiện nghĩa vụ khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế nhà thầu khi các khoản chi trả lương, thưởng và phí dịch vụ cho đối tượng chịu thuế được thực hiện.
Thêm nữa, văn phòng đại diện có thể vẫn thực hiện việc lập báo cáo tài chính nội bộ khi công ty mẹ yêu cầu.
9. Văn phòng đại diện không nộp thuế có bị xử phạt không?
Theo quy định tại điều 10 Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn nếu văn phòng đại diện có hành vi trốn thuế hoặc thực hiện kê khai thuế sai lệch sẽ bị nhà nước thực hiện truy thu và xử phạt như sau:
Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 01 – 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 01 – 30 ngày.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn quy định từ 31 – 60 ngày.
Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng khi vi phạm một trong những hành vi sau đây:
- Nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định từ 61 – 90 ngày;
- Nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp;
Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ kê khai thuế quá thời hạn quy định trên 90 ngày
10. Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Ưu điểm của văn phòng đại diện
- Ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được;
- Doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện tại nước ngoài.
Nhược điểm của văn phòng đại diện
- Không phát sinh được việc kinh doanh tại văn phòng đại diện;
- Khi thay đổi trụ sở văn phòng đại diện sang quận khác vẫn phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế tại Chi cục thuế nơi có địa chỉ cũ.
11. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện tại Cần Thơ của ACC
Quy trình các bước mà ACC thực hiện thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho khách hàng:
Bước 1: Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng:
ACC sẽ gặp gỡ khách hàng để tìm hiểu nhu cầu cụ thể về việc thành lập văn phòng đại diện.
ACC sẽ tư vấn cho khách hàng về các quy định pháp luật liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ:
ACC sẽ hỗ trợ khách hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Nộp hồ sơ:
ACC sẽ thay mặt khách hàng nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh nơi khách hàng muốn thành lập văn phòng đại diện.
Bước 4: Nhận kết quả:
Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, ACC sẽ thông báo cho khách hàng và bàn giao kết quả.
12. Các câu hỏi thường gặp
Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có visa lao động hay không?
Có. Người đứng đầu văn phòng đại diện phải có visa lao động loại DN1 hoặc DN2.
Văn phòng đại diện có được phép mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam hay không?
Có. Văn phòng đại diện được phép mở tài khoản ngân hàng tại Việt Nam.
Văn phòng đại diện có được phép tuyển dụng nhân viên người Việt Nam hay không?
Có. Văn phòng đại diện được phép tuyển dụng nhân viên người Việt Nam.
Văn phòng đại diện có được phép ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp Việt Nam hay không?
Có. Văn phòng đại diện được phép ký kết hợp đồng với các doanh nghiệp Việt Nam nhưng phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN