Đối với các văn phòng đại diện, việc sử dụng con dấu không chỉ giúp xác nhận danh tính và quyền hạn mà còn góp phần tạo dựng uy tín và niềm tin với đối tác, khách hàng. Hãy cùng công ty luật ACC tìm hiểu về Quy định về con dấu của văn phòng đại diện nhé.
I. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.
II. Quy định về con dấu của văn phòng đại diện
Căn cứ Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Từ các định nghĩa và quy định trên có thể hiểu rằng không yêu cầu bắt buộc văn phòng đại diện phải có con dấu, nên việc văn phòng đại diện có con dấu hay không phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp hoặc điều lệ công ty.
III. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
1. Đối với doanh nghiệp:
- Đã được thành lập hợp pháp: Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Có đủ năng lực pháp nhân: Doanh nghiệp phải có đủ năng lực pháp nhân để thực hiện các hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
- Không thuộc danh mục các ngành, nghề kinh doanh bị cấm thành lập văn phòng đại diện: Danh mục này được quy định tại Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2020.
2. Đối với văn phòng đại diện:
- Có tên riêng: Tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” và đáp ứng các quy định về đặt tên doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2020.
- Có địa chỉ trụ sở: Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện phải phù hợp với quy định về địa điểm kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp 2020.
- Có trưởng văn phòng đại diện: Trưởng văn phòng đại diện phải là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài được phép cư trú tại Việt Nam và có đủ năng lực hành vi dân sự.
IV. Một số câu hỏi thường gặp
1. Có những trường hợp nào cần phải thay đổi hoặc hủy bỏ con dấu của văn phòng đại diện?
Con dấu của văn phòng đại diện cần được thay đổi hoặc hủy bỏ trong các trường hợp như thay đổi tên văn phòng đại diện, thay đổi địa chỉ, kết thúc hoạt động của văn phòng đại diện, hoặc con dấu bị mất, hỏng. Việc thay đổi hoặc hủy bỏ con dấu phải được thông báo và đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc sử dụng con dấu sai quy định sẽ dẫn đến hậu quả gì?
Việc sử dụng con dấu sai quy định có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng như bị phạt hành chính, bị thu hồi con dấu, mất uy tín doanh nghiệp, và các văn bản, tài liệu được ký và đóng dấu sai quy định có thể bị vô hiệu lực pháp lý, gây thiệt hại cho doanh nghiệp.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN