Cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể

Xuất hóa đơn là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào, bao gồm cả hộ kinh doanh cá thể. Việc hiểu rõ cách thức xuất hóa đơn, loại hóa đơn cần sử dụng, và các quy định liên quan là yếu tố then chốt giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong kinh doanh. Hãy cùng Đăng ký kinh doanh ACC tìm hiểu cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể nào.

1. Hóa đơn là gì?

Trước khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể, chúng ta cần nắm rõ khái niệm về hóa đơn. Hóa đơn là một chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin về việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người mua. Hóa đơn có chức năng quan trọng trong việc xác nhận giao dịch thương mại, đảm bảo sự minh bạch trong kinh doanh, và là cơ sở để kê khai thuế.

Có nhiều loại hóa đơn khác nhau, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn điện tử, và hóa đơn tự in. Mỗi loại hóa đơn có một chức năng và mục đích riêng, phù hợp với từng loại hình kinh doanh và quy mô doanh nghiệp khác nhau.

>> Đọc thêm bài viết Cách nộp thuế môn bài hộ kinh doanh cá thể

2. Hộ kinh doanh cá thể sử dụng hóa đơn gì?

Ngoài hóa đơn bán hàng bằng giấy thông thường thì theo quy định của pháp luật, kể từ ngày 01/07/2022, hộ kinh doanh cá thể được sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này được cụ thể hóa trong Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, thuận tiện cho việc quản lý thuế mà còn góp phần giảm thiểu các rủi ro liên quan đến hóa đơn giấy như thất lạc, làm giả. Hơn nữa, hóa đơn điện tử còn mang lại nhiều lợi ích khác như giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ, tăng cường hiệu quả quản lý kinh doanh.

>> Đọc thêm bài viết Thủ tục sang tên giấy phép kinh doanh hộ cá thể

3. Cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử:

• Thực hiện đăng ký thông qua trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử;
• Sử dụng các phần mềm hóa đơn điện tử;
• Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi bạn cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Cách xuất hóa đơn cho hộ kinh doanh cá thể:

• Chuẩn bị một chiếc máy tính hoặc laptop có kết nối internet ổn định và một địa chỉ email cá nhân;
• Hãy lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để đăng ký sử dụng phần mềm và chữ ký số;
• Cuối cùng, bạn chỉ cần thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp dịch vụ.

4. Hộ kinh doanh cá thể nào phải sử dụng hóa đơn điện tử?

Các trường hợp hộ kinh doanh cá thể phải sử dụng hóa đơn điện tử:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, bất kể hình thức nộp thuế nào (kê khai, khoán, khai theo từng lần phát sinh), đều được phép sử dụng hóa đơn điện tử. Quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong việc quản lý thuế và tuân thủ pháp luật.

>> Đọc thêm bài viết Thủ tục đăng ký kinh doanh hộ cá thể

5. Một số quy định về hóa đơn của hộ kinh doanh cá thể

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh cá thể hoạt động theo các phương pháp khai thuế khác nhau sẽ có thời điểm xuất hóa đơn điện tử khác nhau. Cụ thể:

• Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai sẽ xuất hóa đơn ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ;
• Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán; Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh sẽ xuất hóa đơn khi hộ kinh doanh có yêu cầu theo từng lần phát sinh.

Hộ kinh doanh được phép sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian chuyển đổi:

• Hộ kinh doanh tại các địa bàn khó khăn về kinh tế – xã hội.
• Hộ kinh doanh chưa có khả năng giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
• Hộ kinh doanh chưa trang bị hạ tầng công nghệ thông tin cần thiết.
• Hộ kinh doanh chưa có phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử.

Thời gian được phép sử dụng hóa đơn giấy tối đa là 12 tháng, sau đó tất cả các hộ kinh doanh đều phải chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử.

6. Câu hỏi thường gặp

Hộ kinh doanh cá thể có thể vừa sử dụng hóa đơn giấy vừa sử dụng hóa đơn điện tử được không?

Câu trả lời là không, hộ kinh doanh cá thể phải chọn một trong hai hình thức hóa đơn để sử dụng, không được phép sử dụng đồng thời cả hai loại. Nếu bạn được chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì bạn cần tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa được sử dụng.

Hộ kinh doanh cá thể có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Có, theo quy định, hộ kinh doanh cá thể phải xuất hóa đơn khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, đặc biệt là khi doanh thu đạt đến một mức nhất định.

Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hóa đơn VAT không?

Theo quy định của pháp luật thì hóa đơn VAT (hóa đơn giá trị gia tăng) chỉ áp dụng cho các tổ chức tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Do đó, hộ kinh doanh cá thể không được xuất hóa đơn VAT.