Hóa đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh là một chủ đề nhận được sự quan tâm lớn từ phía doanh nghiệp và các cơ quan quản lý thuế. Trong bối cảnh nhiều công ty tạm dừng hoạt động vì lý do tài chính, tái cơ cấu hoặc các nguyên nhân khách quan khác, việc xử lý hóa đơn trong thời gian này cần tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật để tránh vi phạm. Hãy cùng Đăng ký kinh doanh ACC tìm hiểu vấn đề trên.
1. Tạm ngừng kinh doanh là gì?
Tạm ngừng kinh doanh là việc doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh ngừng hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định mà không cần phải chấm dứt hoạt động hoàn toàn. Thời gian tạm ngừng có thể kéo dài từ vài tháng đến một năm, tùy vào yêu cầu của doanh nghiệp và quy định pháp luật.
Theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 01/2021/NĐ-CP tạm ngừng kinh doanh được định nghĩa như sau:
“1. “Tạm ngừng kinh doanh” là tình trạng pháp lý của doanh nghiệp đang trong thời gian thực hiện tạm ngừng kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 206 Luật Doanh nghiệp. Ngày chuyển tình trạng pháp lý “Tạm ngừng kinh doanh” là ngày doanh nghiệp đăng ký bắt đầu tạm ngừng kinh doanh.”
>> Tham khảo thêm bài viết về Điều kiện để tạm ngừng kinh doanh là gì?
2. Công ty tạm ngừng kinh doanh có được xuất hoá đơn không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trong thời gian doanh nghiệp hoặc người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh, quản lý thuế được thực hiện với một số nội dung chính như sau:
Người nộp thuế không được sử dụng hóa đơn trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh, trừ trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận. Việc này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn cho bất kỳ giao dịch mua bán nào, kể cả hóa đơn điện tử.
Trường hợp đặc biệt cần sử dụng hóa đơn, nếu doanh nghiệp có nhu cầu xuất hóa đơn để hoàn thành nghĩa vụ trong các hợp đồng đã ký trước khi tạm ngừng kinh doanh, họ cần tuân theo quy định tại khoản 4 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử cấp theo từng lần phát sinh, được cơ quan thuế phê duyệt.
Như vậy, trong thời gian tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp không được phép tiến hành các hoạt động liên quan đến mua bán hàng hóa, dịch vụ và không được lập hoặc xuất hóa đơn (kể cả hóa đơn điện tử), ngoại trừ trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận đặc biệt. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và quản lý hiệu quả trong hoạt động thuế của doanh nghiệp.
>> Bạn đọc có thể tham khảo thêm về vấn đề Tạm ngừng kinh doanh có được xuất hoá đơn không?
3. Hướng dẫn xử lý hoá đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh
Hướng dẫn xử lý hóa đơn của công ty trong giai đoạn tạm ngừng kinh doanh được quy định chi tiết tại Công văn 11797/BTC-TCT năm 2014, nhằm đảm bảo việc quản lý thuế hiệu quả và ngăn ngừa các hành vi gian lận liên quan đến hóa đơn. Tùy theo tình trạng kê khai thuế của doanh nghiệp, cách xử lý được chia thành hai trường hợp cụ thể như sau:
3.1. Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức chưa thực hiện kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Trong trường hợp này, cơ quan thuế có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến doanh nghiệp hoặc tổ chức để tạm dừng việc kê khai khấu trừ thuế GTGT đối với các hóa đơn có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Thông báo này nhằm ngăn chặn các hành vi gian lận, đồng thời đảm bảo việc quản lý hóa đơn được thực hiện chặt chẽ trong giai đoạn tạm ngừng kinh doanh.
Doanh nghiệp chỉ được phép thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với những hóa đơn không có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Các hóa đơn này cần được kiểm tra, xác minh đầy đủ để đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ trước khi tiến hành kê khai thuế.
>> Bạn đọc có thể tham khảo thêm về Thời hạn tạm ngừng kinh doanh tối đa là bao lâu?
3.2. Đối với trường hợp doanh nghiệp, tổ chức đã thực hiện kê khai khấu trừ thuế GTGT
Yêu cầu điều chỉnh giảm số thuế đã khấu trừ: Cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ đối với những hóa đơn được xác định là có dấu hiệu vi phạm pháp luật. Đây là bước đầu tiên trong việc xử lý các hóa đơn chưa đảm bảo tính hợp lệ.
Doanh nghiệp cam kết và chịu trách nhiệm: Trong trường hợp doanh nghiệp khẳng định rằng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ cũng như việc sử dụng hóa đơn GTGT đầu vào để kê khai khấu trừ là đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần làm văn bản cam kết chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.
Khi nhận được cam kết này, cơ quan thuế sẽ thực hiện thanh tra, kiểm tra trực tiếp tại trụ sở công ty để xác minh các giao dịch mua bán hàng hóa và tính hợp lệ của hóa đơn. Quá trình thanh, kiểm tra này sẽ giúp làm rõ những vấn đề liên quan và đưa ra kết luận chính xác về tính hợp pháp của các hóa đơn cũng như giao dịch liên quan.
Để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ trong việc xử lý hóa đơn, cơ quan thuế cần thực hiện xác minh và đối chiếu một số nội dung sau đây:
Xác minh về hàng hóa:
- Kiểm tra hợp đồng mua bán hàng hóa (nếu có) để xác định rõ quyền và nghĩa vụ giữa các bên.
- Xác minh hình thức giao nhận hàng hóa, địa điểm giao nhận, phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển phát sinh.
- Làm rõ thông tin về chủ sở hữu hàng hóa, nguồn gốc hàng hóa trước thời điểm giao nhận để đảm bảo hàng hóa được giao dịch hợp pháp.
Xác minh về thanh toán:
- Xem xét các giao dịch qua ngân hàng, bao gồm thông tin về tài khoản giao dịch, đối tượng nộp tiền và số tiền giao dịch.
- Kiểm tra các chứng từ thanh toán, hình thức thanh toán để xác định sự tuân thủ các quy định pháp luật về thanh toán.
Xác minh về hoạt động xuất khẩu hàng hóa (nếu có):
- Đối chiếu tờ khai hải quan có xác nhận thực xuất từ cơ quan hải quan để chứng minh việc xuất khẩu hàng hóa đã diễn ra hợp lệ.
- Xác minh chứng từ thanh toán qua ngân hàng và các vận đơn liên quan (nếu áp dụng), nhằm đảm bảo giao dịch xuất khẩu được thực hiện đúng quy định.
>> Bạn đọc có nhu cầu tham khảo về Thủ tục tạm ngừng địa điểm kinh doanh công ty
4. Quy định về mức xử phạt đối với việc sử dụng hoá đơn không hợp pháp
Mức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn được quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể, mức phạt tiền dao động từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, áp dụng cho các trường hợp vi phạm sau đây:
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả
- Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng
- Hóa đơn bị ngừng sử dụng do bị cưỡng chế
- Hóa đơn điện tử không đăng ký với cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn mua hàng có ngày lập sau khi bên bán bị xác định không hoạt động
- Hóa đơn mua hàng có ngày lập trước khi cơ quan thuế có thông báo về trạng thái không hoạt động của bên bán
Trong một số trường hợp, dù hóa đơn được xác định không hợp pháp hoặc bị sử dụng không đúng quy định, doanh nghiệp có thể được xem xét không xử phạt nếu đáp ứng các điều kiện sau:
Người mua chứng minh lỗi thuộc về bên bán: Khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra và phát hiện hóa đơn không hợp pháp, nếu người mua chứng minh được rằng lỗi vi phạm thuộc về bên bán, đồng thời đã thực hiện hạch toán kế toán đầy đủ, người mua có thể không bị xử phạt.
Sử dụng hóa đơn để khai thuế, làm giảm hoặc tăng số thuế phải nộp: Trường hợp người mua sử dụng hóa đơn không hợp pháp, dẫn đến giảm số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn, miễn, giảm, nếu chứng minh được rằng vi phạm là ngoài ý muốn và đã thực hiện các biện pháp khắc phục theo yêu cầu của cơ quan thuế, có thể được giảm nhẹ hoặc miễn xử phạt.
>> Tham khảo thêm về vấn đề Chi phí trong thời gian tạm ngừng kinh doanh có được trừ không?
5. Một số lưu ý khi tạm nghỉ kinh doanh
Khi tiến hành tạm nghỉ kinh doanh, doanh nghiệp cần lưu ý nhiều vấn đề quan trọng để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp và các bên liên quan, cũng như tránh phát sinh những rủi ro pháp lý không đáng có. Những điểm quan trọng dưới đây cần được doanh nghiệp chú ý kỹ lưỡng trong suốt quá trình thực hiện:
5.1. Thời hạn tạm ngừng kinh doanh
Theo quy định tại khoản 1 Điều 66 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời gian tối đa cho mỗi lần đăng ký tạm nghỉ kinh doanh của doanh nghiệp là một năm. Sau khi hết thời gian này, nếu doanh nghiệp chưa muốn hoạt động trở lại, có thể tiếp tục đăng ký gia hạn hoặc nộp thông báo tạm ngừng kinh doanh mới.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần quản lý chặt chẽ thời gian tạm ngừng để không bị quá hạn, dẫn đến vi phạm quy định pháp luật hoặc bị xử phạt hành chính.
5.2. Thời điểm nộp hồ sơ đăng ký tạm nghỉ
Theo quy định pháp luật, hồ sơ đăng ký tạm ngừng kinh doanh cần được gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu tạm nghỉ. Thời gian này nhằm đảm bảo cơ quan chức năng có đủ thời gian để xử lý hồ sơ và cập nhật tình trạng của doanh nghiệp trên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
5.3. Nghĩa vụ pháp lý trong thời gian tạm ngừng kinh doanh
Dù trong thời gian tạm nghỉ, doanh nghiệp không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh như ký kết hợp đồng mới, xuất hóa đơn hay tiến hành các giao dịch thương mại, nhưng vẫn phải đảm bảo thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý còn tồn đọng, bao gồm:
- Hoàn thành nghĩa vụ thuế: Doanh nghiệp cần nộp đầy đủ các loại thuế còn nợ trước khi tạm nghỉ. Điều này giúp tránh bị xử phạt hoặc gặp khó khăn trong quá trình gia hạn tạm ngừng hoặc tái hoạt động sau này.
- Nghĩa vụ về bảo hiểm: Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp mà doanh nghiệp còn nợ phải được thanh toán đầy đủ để bảo vệ quyền lợi của người lao động.
- Thực hiện hợp đồng đã ký: Nếu doanh nghiệp còn các hợp đồng đang thực hiện với khách hàng, đối tác hoặc người lao động, cần đảm bảo hoàn thành các nghĩa vụ theo hợp đồng, trừ khi các bên liên quan đạt được thỏa thuận khác.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý rằng trong thời gian tạm nghỉ, việc không hoàn thành các nghĩa vụ pháp lý này có thể dẫn đến rủi ro bị cưỡng chế hoặc áp dụng biện pháp xử lý vi phạm từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
>> Tham khảo thêm về Hậu quả của việc tạm ngừng kinh doanh
5.4 Cập nhật thông tin trong hệ thống đăng ký doanh nghiệp
Sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và công bố thông tin này trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin sau khi được công bố để đảm bảo tính chính xác, tránh các sai sót ảnh hưởng đến việc tái hoạt động hoặc thực hiện các giao dịch pháp lý sau này.
6. Câu hỏi thường gặp
Công ty phải làm gì với số hóa đơn còn tồn khi tạm ngừng kinh doanh?
Khi tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp phải báo cáo với cơ quan thuế về tình trạng sử dụng hóa đơn, bao gồm số lượng hóa đơn chưa sử dụng. Số hóa đơn này cần được bảo quản cẩn thận và không được phép sử dụng trong thời gian tạm ngừng.
Trong trường hợp doanh nghiệp có hợp đồng cần xuất hóa đơn nhưng đã tạm ngừng kinh doanh phải xử lý thế nào?
Nếu doanh nghiệp có các hợp đồng ký trước ngày tạm ngừng kinh doanh nhưng chưa thực hiện xong, việc sử dụng hóa đơn để hoàn thành nghĩa vụ trong hợp đồng cần được thực hiện thông qua hình thức đăng ký sử dụng hóa đơn lẻ với cơ quan thuế. Doanh nghiệp phải nộp đơn xin phép và chỉ được xuất hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh, được cơ quan thuế phê duyệt trước khi sử dụng.
Khi nào công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn sau khi tạm ngừng kinh doanh?
Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc chấm dứt trạng thái tạm ngừng kinh doanh. Trước khi hoạt động trở lại, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các thủ tục như khai báo tình hình sử dụng hóa đơn, cập nhật thông tin với cơ quan thuế và tuân thủ các quy định về quản lý hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Hy vọng dưới bài viết này, Đăng ký kinh doanh ACC đã giúp quý khách hàng hiểu rõ hơn về Hướng dẫn xử lý hóa đơn của công ty tạm ngừng kinh doanh. Đừng ngần ngại hãy liên hệ với Đăng ký kinh doanh ACC nếu quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc gì cần tư vấn giải quyết.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN