Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là một bước quan trọng mà doanh nghiệp có thể phải thực hiện trong quá trình phát triển. Việc thay đổi người đại diện thường xuất phát từ nhu cầu tái cơ cấu tổ chức, điều chỉnh chiến lược kinh doanh hoặc do những thay đổi trong đội ngũ quản lý. Cùng Đăng ký kinh doanh ACC tìm hiểu về mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật nhé các bạn.

1. Có được phép thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là hoàn toàn hợp pháp và có thể thực hiện trong một số trường hợp cụ thể. Doanh nghiệp có thể quyết định thay đổi người đại diện khi cần thiết, chẳng hạn như khi người đại diện hiện tại từ chức, chuyển công tác hoặc vì các lý do sức khỏe. Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy định pháp lý, bảo đảm không gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như không vi phạm các điều khoản trong hợp đồng kinh doanh.

>> Đọc thêm bài viết khác Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh

2. Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

TÊN DOANH NGHIỆP ——-	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —————
Số: …………….	……………, ngày …. tháng …. năm ………

 

THÔNG BÁO

Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………

Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………………..

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: …………………………………………………..

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):………….Ngày cấp ……/…../………… Nơi cấp: …………………………..

Đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật với các nội dung sau:

Người đại diện theo pháp luật sau khi thay đổi:

Họ và tên (ghi bằng chữ in hoa): …………………………………………..Giới tính: ……………

Chức danh: …………………………………………………………………………………………..

Sinh ngày: ..…/…./……… Dân tộc: …………..Quốc tịch: …………………………………….

Loại giấy tờ pháp lý của cá nhân:

□ Chứng minh nhân dân            □ Căn cước công dân

□ Hộ chiếu                                □ Loại khác (ghi rõ): ………………..

Số giấy tờ pháp lý của cá nhân: ………………………………………………………………..

Ngày cấp: …./…./………Nơi cấp: …………………Ngày hết hạn (nếu có):…./…./………

Địa chỉ thường trú:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: …………………………………….

Xã/Phường/Thị trấn; ……………………………………………………………………………..

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ……………………………………………………

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………………..

Quốc gia: …………………………………………………………………………………………..

Địa chỉ liên lạc:

Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: ………………………………..

Xã/Phường/Thị trấn: ……………………………………………………………………….

Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: …………………………………………………..

Tỉnh/Thành phố: …………………………………………………………………………………

Quốc gia: …………………………………………….

Điện thoại (nếu có): ………………………Email (nếu có): …………………………………………..

Trường hợp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ, đề nghị Quý Phòng đăng công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

 

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN/ CHỦ TỊCH CÔNG TY/ CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (Ký và ghi họ tên)

>> Tải mẫu tại đây: Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật

3. Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật ai cấp?

Mẫu thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định của pháp luật được doanh nghiệp lập dựa trên Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT. Mẫu này không phải do cơ quan nhà nước cấp mà là do doanh nghiệp tự lập theo mẫu quy định.

Sau khi doanh nghiệp hoàn thành mẫu thông báo theo Phụ lục II-2, mẫu này sẽ được nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính để thực hiện việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.

4. Các thành phần hồ sơ khác để thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Ngoài mẫu thông báo, hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật cần bao gồm một số thành phần khác để đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ. Cụ thể, hồ sơ có thể bao gồm:

• Quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên (đối với công ty cổ phần hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên) hoặc quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên).
• Biên bản họp của Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Bản sao công chứng giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện mới (chứng minh nhân dân/căn cước công dân hoặc hộ chiếu).
• Giấy đề nghị thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Các tài liệu này cần được lập một cách chính xác và đầy đủ để đảm bảo hồ sơ của doanh nghiệp không bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung.

>> Tìm hiểu nội dung khác Dịch vụ thay đổi giấy phép kinh doanh

5. Quy trình thay đổi người đại diện theo pháp luật

5.1 Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Sau khi có quyết định thay đổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật. Hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng mẫu theo Phụ lục II-2, ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT. Thông báo này cần cung cấp đầy đủ thông tin về người đại diện mới và người đại diện cũ (nếu có).
• Quyết định của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị hoặc quyết định của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH một thành viên): Quyết định này phải được ký bởi Chủ tịch Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị hoặc Chủ sở hữu công ty.
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (nếu là công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần): Biên bản họp cần ghi rõ nội dung họp, bao gồm việc quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật và thông tin của người đại diện mới.
• Bản sao chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới: Có thể là bản sao công chứng căn cước công dân, chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Trong trường hợp người đại diện nộp hồ sơ không trực tiếp thực hiện, cần có giấy ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục.

5.2 Nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính. Có hai cách nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh: Đại diện doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Nộp qua mạng thông tin điện tử: Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi nộp trực tuyến, hồ sơ cần được nộp bản cứng trong thời gian quy định.

5.3 Xét duyệt hồ sơ và nhận kết quả

Sau khi nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét hồ sơ trong thời gian từ 3 đến 5 ngày làm việc. Các bước bao gồm:

• Kiểm tra tính hợp pháp: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ để bảo đảm rằng tất cả các tài liệu đã được nộp đầy đủ, đúng quy định pháp luật và người đại diện mới đủ điều kiện đảm nhiệm chức vụ.
• Yêu cầu bổ sung (nếu có): Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc thiếu sót, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hoặc chỉnh sửa hồ sơ trong thời hạn quy định.
• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Nếu hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, ghi nhận người đại diện theo pháp luật mới của doanh nghiệp.

5.4 Cập nhật thông tin người đại diện mới

Sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thực hiện một số công việc sau:

• Cập nhật thông tin với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần thông báo việc thay đổi người đại diện cho cơ quan thuế để đảm bảo thông tin quản lý thuế được cập nhật đúng.
• Thông báo cho các đối tác, khách hàng: Doanh nghiệp cần thông báo cho các đối tác kinh doanh, ngân hàng, tổ chức tín dụng về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật để bảo đảm việc hợp tác và giao dịch không bị gián đoạn.
• Cập nhật thông tin trên con dấu và giấy tờ giao dịch: Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu có tên hoặc chữ ký của người đại diện theo pháp luật, cần thực hiện thay đổi và cập nhật các tài liệu, hợp đồng, giấy tờ giao dịch có liên quan.

>> Đọc bài viết liên quan khác Cách tra cứu thông tin thay đổi đăng ký kinh doanh

6. Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật

Không phải ai cũng có thể trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Pháp luật quy định một số điều kiện cụ thể mà người đại diện phải đáp ứng, bao gồm:

• Phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý theo quy định của pháp luật.
• Có đầy đủ năng lực và phẩm chất để điều hành, quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật và điều lệ doanh nghiệp.

7. Thông tin liên hệ khi bạn muốn thay đổi giấy phép kinh doanh

Một số thông tin liên hệ của Đăng ký kinh doanh ACC:

• Văn phòng chính: 39 Hoàng Việt, phường 04, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
• Công ty có 02 chi nhánh tại Đà Nẵng, Hà Nội và 05 văn phòng tại Bình Dương, Đồng Nai, Đăk Lăk, Khánh Hòa, Cần Thơ.
• Mail: info.thanhlap.kinhdoanh@gmail.com

8. Câu hỏi thường gặp

Có phải đóng thuế khi thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Việc thay đổi người đại diện không ảnh hưởng đến các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, tuy nhiên bạn cần cập nhật thông tin người đại diện mới với cơ quan thuế.

Có thể thay đổi người đại diện theo pháp luật nhiều lần không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi người đại diện nhiều lần, miễn là tuân thủ đúng các quy định pháp luật và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.