Thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật

Thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình hoạt động kinh doanh. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà còn tác động đến quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp đối với các bên thứ ba. Hãy cùng Đăng ký kinh doanh ACC tìm hiểu chi tiết nhé.

1. Trường hợp nào cần thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Thay đổi người đại diện theo pháp luật có thể phát sinh từ nhiều lý do khác nhau, chẳng hạn như:

• Thay đổi vị trí công tác: Khi người đại diện theo pháp luật rời khỏi công ty do nghỉ hưu, chuyển công tác hoặc không còn đủ năng lực để đảm nhận công việc.
• Sáp nhập hoặc chia tách doanh nghiệp: Trong trường hợp doanh nghiệp tham gia vào hoạt động sáp nhập hoặc chia tách, người đại diện cũng cần được thay đổi để phản ánh sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức.
• Thay đổi theo quyết định của cổ đông: Đối với các công ty cổ phần, việc thay đổi người đại diện có thể được quyết định trong cuộc họp của cổ đông, đặc biệt khi người đại diện hiện tại không còn đáp ứng yêu cầu của cổ đông.

>> Đọc thêm nội dung Các trường hợp phải thay đổi đăng ký kinh doanh

2. Ai là người có thẩm quyền thay đổi người đại diện theo pháp luật?

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được thực hiện theo quy định của pháp luật và theo nội dung quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Cụ thể:

• Đối với công ty TNHH và công ty cổ phần: Hội đồng thành viên hoặc Đại hội đồng cổ đông có thẩm quyền quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Quyết định này phải được ghi nhận trong biên bản họp và có chữ ký của các thành viên tham gia họp.
• Đối với doanh nghiệp tư nhân: Người sáng lập hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp tư nhân có quyền quyết định thay đổi người đại diện theo pháp luật.

3. Thành phần hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Để thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật: Mẫu thông báo được quy định theo Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT.
• Biên bản họp: Biên bản họp của hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông, trong đó ghi rõ quyết định về việc thay đổi người đại diện.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Nếu người đại diện mới không thể tự mình thực hiện thủ tục, thì cần có giấy ủy quyền cho người khác thay mặt thực hiện.
• Bản sao giấy tờ cá nhân: Bản sao hợp lệ giấy tờ cá nhân (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu) của người đại diện theo pháp luật mới.

>> Xem thêm bài viết Thủ tục thay đổi loại hình doanh nghiệp

4. Các bước để thay đổi người đại diện theo pháp luật

4.1 Chuẩn bị tài liệu cần thiết

Bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ như đã đề cập ở mục trên.

4.2 Tổ chức cuộc họp

Doanh nghiệp cần tiến hành tổ chức cuộc họp giữa các thành viên trong Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH) hoặc giữa các cổ đông (đối với công ty cổ phần). Trong cuộc họp, cần thảo luận và đi đến quyết định thống nhất về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Biên bản họp phải được lập thành văn bản, có chữ ký của tất cả thành viên/cổ đông tham dự.

4.3 Soạn thảo và ký các văn bản cần thiết

Sau khi có quyết định từ cuộc họp, doanh nghiệp cần soạn thảo các văn bản cần thiết, bao gồm:

• Biên bản họp: Phải có đầy đủ nội dung quyết định và thông tin của người đại diện theo pháp luật mới.
• Thông báo thay đổi: Cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định và ký tên bởi người đại diện theo pháp luật cũ và mới (nếu có).

4.4 Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các tài liệu đã chuẩn bị ở các bước trên, sau đó nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Khi nộp hồ sơ, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Kiểm tra hồ sơ: Đảm bảo rằng tất cả tài liệu được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ. Hồ sơ không hợp lệ có thể bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung.
• Đăng ký online: Nhiều tỉnh/thành phố cho phép doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng thông tin đăng ký kinh doanh.

4.5 Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới

Sau khi nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét và xử lý. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, trong đó ghi rõ thông tin của người đại diện theo pháp luật mới. Thời gian xử lý thường mất từ 3 đến 5 ngày làm việc.

4.6 Cập nhật thông tin tại các cơ quan liên quan

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thông báo đến các cơ quan, tổ chức liên quan về sự thay đổi này, bao gồm:

• Ngân hàng: Cập nhật thông tin về người đại diện tại ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản.
• Khách hàng và đối tác: Thông báo cho các đối tác và khách hàng về sự thay đổi người đại diện để đảm bảo mọi giao dịch và hợp đồng được thực hiện một cách suôn sẻ.
• Cơ quan thuế: Nếu cần thiết, doanh nghiệp có thể thông báo cho cơ quan thuế về thay đổi này.

>> Cùng đọc bài viết liên quan khác Cách tra cứu thông tin thay đổi đăng ký kinh doanh

5. Thông tin liên hệ khi bạn muốn thay đổi giấy phép kinh doanh

Một số thông tin liên hệ của Đăng ký kinh doanh ACC:

• Văn phòng chính: 39 Hoàng Việt, phường 04, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
• Công ty có 02 chi nhánh tại Đà Nẵng, Hà Nội và 05 văn phòng tại Bình Dương, Đồng Nai, Đăk Lăk, Khánh Hòa, Cần Thơ.
• Mail: info.thanhlap.kinhdoanh@gmail.com

6. Câu hỏi thường gặp

Có cần phải thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không?

Có, khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp.

Thời gian để hoàn tất thủ tục thay đổi là bao lâu?

Thông thường, thời gian để xử lý hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật là từ 3 đến 5 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ đầy đủ.