Thủ tục làm giấy ủy quyền

Hiện nay, thủ tục làm giấy ủy quyền đang rất cải cách theo hướng đơn giản hóa, thuận tiện cho người dân. Vậy, thủ tục làm giấy ủy quyền gồm những gì?

I. Giấy ủy quyền là gì?

Giấy ủy quyền là văn bản do một cá nhân hoặc tổ chức (gọi là bên ủy quyền) lập ra, cho phép một cá nhân hoặc tổ chức khác (gọi là bên được ủy quyền) thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc nhất định.

II. Uỷ quyền có mấy hình thức?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, ủy quyền có thể được thực hiện dưới hai hình thức chính:

• Hợp đồng ủy quyền

Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền có nghĩa vụ trả thù lao cho bên được ủy quyền, nếu có thỏa thuận.

Hợp đồng ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp ủy quyền thay mặt chủ sở hữu căn hộ, nhà ở để ký hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp, cho thuê, cho thuê mua căn hộ, nhà ở.

• Giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền là văn bản do bên ủy quyền lập ra, cho phép bên được ủy quyền thay mặt mình thực hiện một hoặc nhiều công việc nhất định.

Giấy ủy quyền có thể được lập thành văn bản có chữ ký của bên ủy quyền hoặc được lập thành văn bản có chữ ký của bên ủy quyền và được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.

Ngoài hai hình thức trên, ủy quyền có thể được thực hiện dưới các hình thức khác nhau như:

• Ủy quyền bằng lời nói

Ủy quyền bằng lời nói là hình thức ủy quyền đơn giản nhất, được thực hiện bằng lời nói giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Tuy nhiên, ủy quyền bằng lời nói chỉ có giá trị pháp lý trong trường hợp hai bên có quan hệ thân thiết, tin tưởng lẫn nhau.

• Ủy quyền theo thông lệ

Ủy quyền theo thông lệ là hình thức ủy quyền được thực hiện theo thói quen, tập quán của hai bên. Ví dụ, trong một gia đình, người chồng thường ủy quyền cho người vợ thực hiện các công việc liên quan đến gia đình.

• Ủy quyền theo hành vi

Ủy quyền theo hành vi là hình thức ủy quyền được thực hiện thông qua hành vi của bên ủy quyền, chẳng hạn như giao chìa khóa xe cho người khác để thay mặt mình lái xe.

Lựa chọn hình thức ủy quyền phù hợp phụ thuộc vào các yếu tố như nội dung công việc ủy quyền, tính chất quan hệ giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền, chi phí thực hiện ủy quyền,

III. Thủ tục làm giấy ủy quyền

1. Làm giấy ủy quyền cần những điều kiện gì?

Để giấy ủy quyền hợp pháp cần đáp ứng các điều kiện, như sau:

• Các bên trong giấy ủy quyền có đầy đủ năng lực hành vi dân sự phù hợp với phạm vi ủy quyền.

Năng lực hành vi dân sự là khả năng của cá nhân xác lập, thực hiện quyền, nghĩa vụ dân sự của mình. Người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có khả năng nhận thức, làm chủ hành vi của mình. Người chưa đủ 18 tuổi thì năng lực hành vi dân sự của họ được quy định cụ thể tại Điều 21 Bộ luật Dân sự năm 2015.

• Các bên trong giấy ủy quyền hoàn toàn tự nguyện.

Ủy quyền là một giao dịch dân sự, do đó, các bên trong giấy ủy quyền phải tự nguyện, không bị ép buộc, đe dọa.

• Mục đích, nội dung của việc ủy quyền không vi phạm điều cấm của Luật, không trái đạo đức xã hội.

Mục đích, nội dung của việc ủy quyền không được vi phạm các quy định của pháp luật, không trái với đạo đức xã hội.

Ngoài ra, giấy ủy quyền cũng cần đáp ứng các điều kiện sau: Giấy ủy quyền phải được lập thành văn bản; Giấy ủy quyền phải có chữ ký của bên ủy quyền; Giấy ủy quyền có thể được công chứng hoặc chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã.

Nếu giấy ủy quyền không đáp ứng các điều kiện trên thì sẽ không có giá trị pháp lý.

2. Hồ sơ xin giấy uỷ quyền gồm những gì?

hồ sơ ủy quyền gồm hai phần chính:

• Hồ sơ cần nộp

Phiếu yêu cầu công chứng:

Phiếu yêu cầu công chứng được lập theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp.

Phiếu yêu cầu công chứng cần có đầy đủ các thông tin sau: Ngày, tháng, năm lập phiếu; Tên, địa chỉ của tổ chức hành nghề công chứng; Tên, địa chỉ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền; Nội dung công việc ủy quyền; Phạm vi ủy quyền; Thời hạn ủy quyền; Cách thức ủy quyền; Lệ phí công chứng; Chữ ký của bên ủy quyền và người yêu cầu công chứng.

Dự thảo hợp đồng ủy quyền (nếu có): Dự thảo hợp đồng ủy quyền được lập theo ý chí, nguyện vọng của các bên tham gia ủy quyền; Dự thảo hợp đồng ủy quyền cần có đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 562 Bộ luật Dân sự năm 2015.

Giấy tờ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền: Giấy tờ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền cần có bản sao được chứng thực từ bản chính.

Giấy tờ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền cần có đầy đủ các thông tin sau: Tên, địa chỉ; Ngày, tháng, năm sinh; Số chứng minh nhân dân/căn cước công dân; Hộ khẩu thường trú; Nơi đăng ký tạm trú (nếu có).

Giấy tờ về đối tượng được ủy quyền:

Giấy tờ về đối tượng được ủy quyền cần có bản sao được chứng thực từ bản chính.

Giấy tờ về đối tượng được ủy quyền cần có đầy đủ các thông tin liên quan đến đối tượng ủy quyền.

• Hồ sơ cần xuất trình

Bản chính các giấy tờ về nhân thân, đối tượng của việc ủy quyền nêu trong phần hồ sơ cần nộp.

Khi nộp hồ sơ ủy quyền, bên ủy quyền cần xuất trình bản chính các giấy tờ về nhân thân, đối tượng của việc ủy quyền để công chứng viên đối chiếu và kiểm tra.

3. Thủ tục làm giấy ủy quyền

Thủ tục làm giấy ủy quyền gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ làm giấy ủy quyền gồm:

Phiếu yêu cầu công chứng: Được lập theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp.

Dự thảo hợp đồng ủy quyền (nếu có): Được lập theo ý chí, nguyện vọng của các bên tham gia ủy quyền.

Giấy tờ của bên ủy quyền và bên được ủy quyền: Bản sao được chứng thực từ bản chính.

Giấy tờ về đối tượng được ủy quyền: Bản sao được chứng thực từ bản chính.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ làm giấy ủy quyền có thể nộp tại:

Tổ chức hành nghề công chứng: Nếu có nhu cầu công chứng giấy ủy quyền.

Ủy ban nhân dân cấp xã: Nếu không có nhu cầu công chứng giấy ủy quyền.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho người yêu cầu.

IV. Những thủ tục không được phép ủy quyền

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, có một số thủ tục không được phép ủy quyền, bao gồm:

Đăng ký kết hôn

Đăng ký nhận cha, mẹ, con

Công chứng di chúc

Tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức cán bộ, công chức, viên chức

Tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp

Thay mặt chủ sở hữu căn hộ, nhà ở để ký hợp đồng mua bán, tặng cho, thế chấp, cho thuê, cho thuê mua căn hộ, nhà ở

Ngoài ra, các thủ tục có liên quan đến quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức mà pháp luật quy định phải do cá nhân, tổ chức tự thực hiện cũng không được phép ủy quyền. Ví dụ, việc nộp hồ sơ xin cấp giấy phép xây dựng, đăng ký xe ô tô, bảo hiểm y tế,…

Nếu ủy quyền cho người khác thực hiện các thủ tục này thì giấy ủy quyền sẽ không có giá trị pháp lý.

V. Giấy uỷ quyền có thời hạn bao lâu?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Như vậy, thời hạn ủy quyền có thể được xác định trong các trường hợp sau:

Thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền: Các bên có thể thỏa thuận về thời hạn ủy quyền, thời hạn này có thể được xác định cụ thể hoặc không.

Quy định của pháp luật: Một số trường hợp ủy quyền, thời hạn ủy quyền được quy định cụ thể trong pháp luật. Ví dụ, thời hạn ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục mua bán, tặng cho, thế chấp, cho thuê, cho thuê mua căn hộ, nhà ở là không quá 3 năm.

Không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định: Trường hợp này, thời hạn ủy quyền là 1 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Để xác định thời hạn ủy quyền, cần căn cứ vào nội dung công việc ủy quyền, tính chất quan hệ giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền,…

VI. Uỷ quyền có cần công chứng không?

Theo quy định của pháp luật hiện hành, giấy ủy quyền không bắt buộc phải công chứng. Giấy ủy quyền có thể được công chứng hoặc chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã.

Giấy ủy quyền công chứng có giá trị pháp lý cao hơn giấy ủy quyền chứng thực. Giấy ủy quyền công chứng có thể được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính, kinh doanh, pháp lý, v.v. mà không cần phải chứng thực thêm.

Tuy nhiên, một số trường hợp ủy quyền, pháp luật quy định bắt buộc phải công chứng, chứng thực giấy ủy quyền. Ví dụ, việc ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục mua bán, tặng cho, thế chấp, cho thuê, cho thuê mua căn hộ, nhà ở thì giấy ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực.

Như vậy, việc ủy quyền có cần công chứng hay không phụ thuộc vào nội dung công việc ủy quyền và quy định của pháp luật.

VII. Các câu hỏi thường gặp

Giấy ủy quyền có mấy loại?

Giấy ủy quyền có hai loại chính: Giấy ủy quyền chung; Giấy ủy quyền riêng: 

Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý như thế nào?

Giấy ủy quyền có giá trị pháp lý nếu được lập thành văn bản và có chữ ký của bên ủy quyền.

Có thể ủy quyền cho nhiều người cùng một lúc không?

Có thể ủy quyền cho nhiều người cùng một lúc, nhưng cần ghi rõ phạm vi ủy quyền của từng người.