Hiện nay, thủ tục thành lập văn phòng đại diện đang rất đơn giản và thuận lợi. Vậy, thủ tục thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?
I. Văn phòng đại diện là gì?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao dịch, tiếp thị, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu thị trường và các hoạt động khác không trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
II. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, điều kiện thành lập văn phòng đại diện được quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm:
Doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật.
Doanh nghiệp có ngành, nghề đăng ký kinh doanh phù hợp với phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
Có giấy tờ chứng minh địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện (bản sao có chứng thực hoặc bản sao được công chứng).
Điều kiện 1: Doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật
Điều kiện này yêu cầu doanh nghiệp phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ, còn hiệu lực.
Điều kiện 2: Doanh nghiệp có ngành, nghề đăng ký kinh doanh phù hợp với phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện
Điều kiện này yêu cầu ngành, nghề đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp phải phù hợp với phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ ngành, nghề đăng ký kinh doanh của mình để đảm bảo phù hợp với phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện.
Điều kiện 3: Có giấy tờ chứng minh địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện
Điều kiện này yêu cầu doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện. Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện có thể là:
Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, hợp đồng cho thuê lại nhà.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Giấy tờ chứng minh nhà ở thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện phải thuộc phạm vi địa giới hành chính của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
Nếu doanh nghiệp đáp ứng được các điều kiện trên thì có thể thành lập văn phòng đại diện.
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện
Thông báo thành lập văn phòng đại diện được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục II-1 Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 04 tháng 01 năm 2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện
Quyết định thành lập văn phòng đại diện được lập theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp được cấp bởi Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
- Bản sao giấy tờ chứng minh địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện
Giấy tờ chứng minh địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện có thể là:
Hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà, hợp đồng cho thuê lại nhà.
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Giấy tờ chứng minh nhà ở thuộc sở hữu của doanh nghiệp.
- Bản sao chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người đứng đầu văn phòng đại diện
Bản sao chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người đứng đầu văn phòng đại diện được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, toàn bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện phải được nộp bằng bản sao có chứng thực hoặc bản sao được công chứng.
3. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện được quy định tại Nghị định số 01/2021/NĐ-CP của Chính phủ quy định về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 24 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.
- Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
- Bước 3: Giải quyết hồ sơ
Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ và thực hiện giải quyết hồ sơ trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.
- Bước 4: Nhận kết quả
Kết quả giải quyết thủ tục thành lập văn phòng đại diện được Phòng Đăng ký kinh doanh gửi qua đường bưu điện hoặc trao trực tiếp cho doanh nghiệp.
Thời hạn giải quyết thủ tục thành lập văn phòng đại diện là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
III. Chức năng của văn phòng đại diện
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao dịch, tiếp thị, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu thị trường và các hoạt động khác không trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
Như vậy, chức năng của văn phòng đại diện là đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm:
Tiếp thị, quảng bá sản phẩm, dịch vụ: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động tiếp thị, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Tìm kiếm khách hàng: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Nghiên cứu thị trường: Văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động nghiên cứu thị trường tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Các hoạt động khác không trực tiếp tạo ra doanh thu: Ngoài các hoạt động nêu trên, văn phòng đại diện có thể thực hiện các hoạt động khác không trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp, nhưng hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh.
IV. Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
- Ưu điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Mở rộng thị trường: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Tăng cường khả năng cạnh tranh: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng cao uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.
Giảm chi phí: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh, do đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư, chi phí vận hành, chi phí thuế,…
- Nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện
Không được phép kinh doanh: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh, do đó doanh nghiệp không thể trực tiếp tạo ra doanh thu từ văn phòng đại diện.
Không có tư cách pháp nhân: Văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, do đó doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của văn phòng đại diện.
Phải thực hiện thủ tục thành lập và giải thể: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thành lập và giải thể văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật.
Văn phòng đại diện là một hình thức kinh doanh hiệu quả, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tăng cường khả năng cạnh tranh và giảm chi phí. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc các ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện để đưa ra quyết định phù hợp với nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của mình.
V. Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là ai?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là người có đủ năng lực hành vi dân sự, đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Cụ thể, đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là người được ghi trong quyết định thành lập văn phòng đại diện.
Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, người đứng tên thành lập văn phòng đại diện là chủ sở hữu công ty.
Do đó, người đứng tên thành lập văn phòng đại diện có thể là: Giám đốc công ty; Phó giám đốc công ty; Người được giám đốc công ty ủy quyền; Chủ sở hữu công ty.
Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện cần đáp ứng các điều kiện sau: Có đủ năng lực hành vi dân sự; Có đủ năng lực hành vi dân sự, đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, người đứng tên thành lập văn phòng đại diện phải là người có đủ năng lực hành vi dân sự, đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Người đứng tên thành lập văn phòng đại diện không được là người bị cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
VI. Lợi ích khi thành lập văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các hoạt động giao dịch, tiếp thị, quảng bá sản phẩm, dịch vụ, tìm kiếm khách hàng, nghiên cứu thị trường và các hoạt động khác không trực tiếp tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
Việc thành lập văn phòng đại diện mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, bao gồm:
Mở rộng thị trường: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tiếp cận khách hàng tiềm năng tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện. Điều này giúp doanh nghiệp tăng doanh số, tăng lợi nhuận.
Tăng cường khả năng cạnh tranh: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng cao uy tín và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường. Điều này giúp doanh nghiệp thu hút khách hàng và đối tác.
Giảm chi phí: Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động kinh doanh, do đó doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đầu tư, chi phí vận hành, chi phí thuế,…
Ngoài ra, văn phòng đại diện còn giúp doanh nghiệp:
Tìm hiểu thị trường, nắm bắt nhu cầu của khách hàng tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Thúc đẩy hoạt động xúc tiến thương mại, quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp tại địa phương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân, do đó doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của văn phòng đại diện.
VII. Các câu hỏi thường gặp
Nơi nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện?
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện.
Thời hạn cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện?
Thời hạn cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện là 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.
Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện?
Thời hạn hoạt động của văn phòng đại diện do doanh nghiệp quyết định và ghi trong hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện.
HÃY ĐỂ LẠI THÔNG TIN TƯ VẤN