Dịch vụ hoá đơn điện tử

Hiện nay hóa đơn điện tử đã không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam. Vậy, dịch vụ hóa đơn điện tử là gì?

I. Hoá đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy theo quy định của pháp luật.

II. Các loại hóa đơn điện tử hiện nay

Hiện nay, hóa đơn điện tử được phân thành 2 loại chính: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi phát hành.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là loại hóa đơn điện tử được người bán lập, ký số, ký điện tử và gửi cho người mua mà không cần có mã xác thực của cơ quan thuế.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử cũng có thể được phân loại theo đối tượng sử dụng, bao gồm:

Hóa đơn điện tử bán hàng: Được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử mua hàng: Được sử dụng để ghi nhận chi phí mua hàng, dịch vụ của doanh nghiệp.

Hóa đơn điện tử bán tài sản công: Được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán tài sản công của cơ quan nhà nước.

Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia: Được sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng dự trữ quốc gia của cơ quan nhà nước.

Tùy theo nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể lựa chọn loại hóa đơn điện tử phù hợp.

III. Các quy định sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cần nắm rõ

Để sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử đúng quy định, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định sau:

Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín: Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Kiểm tra tính pháp lý của dịch vụ hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần kiểm tra tính pháp lý của dịch vụ hóa đơn điện tử trước khi sử dụng.

Thỏa thuận rõ ràng về các quyền và nghĩa vụ của hai bên: Doanh nghiệp cần thỏa thuận rõ ràng về các quyền và nghĩa vụ của hai bên trong hợp đồng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý một số quy định khác về dịch vụ hóa đơn điện tử như:

Doanh nghiệp phải có hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử: Hệ thống thông tin của doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật thông tin,… theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp phải ký hợp đồng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử với đơn vị cung cấp dịch vụ: Hợp đồng sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cần được lập thành văn bản và có đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.

Việc nắm rõ các quy định sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ một cách hiệu quả và đúng quy định.

IV. Điều kiện để được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các điều kiện sau:

Có hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật thông tin,… theo quy định của pháp luật.

Có giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Có chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Ngoài ra, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có thể là:

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền về thuế.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác có đủ năng lực, kinh nghiệm và đáp ứng các điều kiện quy định tại Thông tư này.

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải thực hiện đăng ký với cơ quan thuế trước khi cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Dưới đây là một số nội dung cụ thể về các điều kiện để được cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử:

• Hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật thông tin

Hệ thống thông tin đáp ứng yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật thông tin: Hệ thống thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, bảo mật thông tin,… theo quy định của pháp luật, bao gồm: Có khả năng kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; Có khả năng lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật; Có hệ thống bảo mật thông tin đáp ứng các yêu cầu về an toàn, bảo mật thông tin.

• Giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử

Giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử: Giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải đáp ứng các quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử, bao gồm: Có khả năng tạo lập, phát hành, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử; Có khả năng đáp ứng các yêu cầu về nội dung, hình thức hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật; Có khả năng kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

• Chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử

Chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử: Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải có chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử để ký số trên hóa đơn điện tử.

Việc đáp ứng các điều kiện nêu trên là cần thiết để đảm bảo cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có thể cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử một cách an toàn, bảo mật và đáp ứng các quy định của pháp luật.

V. Lợi ích của việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Các lợi ích của việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, như sau:

Tiết kiệm thời gian và chi phí: Hóa đơn điện tử có thể được gửi và nhận trực tiếp qua email, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển.

Tăng tính bảo mật: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống điện tử, giúp đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.

Tăng tính minh bạch: Hóa đơn điện tử có thể được truy cập và kiểm tra dễ dàng, giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Góp phần bảo vệ môi trường: Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.

Một số lợi ích cụ thể của việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, bao gồm:

• Về mặt tài chính:

Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn giấy.

Giảm thiểu chi phí tuân thủ các quy định về hóa đơn.

• Về mặt hoạt động:

Tăng cường hiệu quả quản lý hóa đơn.

Tăng cường khả năng truy xuất thông tin hóa đơn.

Giảm thiểu rủi ro gian lận hóa đơn.

• Về mặt quản trị:

Giảm thiểu thời gian và công sức cho việc xử lý hóa đơn.

Tăng cường khả năng kết nối với các hệ thống thông tin khác của doanh nghiệp.

• Về mặt thương hiệu:

Tăng cường hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Nhìn chung, việc sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và quản trị, tăng cường hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp.

VI. Hướng dẫn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

1. Hướng dẫn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cho hộ gia đình:

Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm. Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có thể tham khảo ý kiến của các hộ gia đình, cá nhân kinh doanh khác đã sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc tìm hiểu thông tin trên các phương tiện truyền thông.

Bước 2: Đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh cần thực hiện đăng ký sử dụng dịch vụ. Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có thể đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử theo hai cách:

Đăng ký trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Thuế hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp hộ gia đình, cá nhân kinh doanh.

Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh cần cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Bước 4: Lập và gửi hóa đơn điện tử

Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập và gửi hóa đơn điện tử. Các bước lập và gửi hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Hộ gia đình, cá nhân kinh doanh có thể truy cập hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tra cứu, in ấn hóa đơn điện tử.

2. Hướng dẫn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp:

Bước 1: Chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín, có kinh nghiệm. Doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến của các doanh nghiệp khác đã sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc tìm hiểu thông tin trên các phương tiện truyền thông.

Bước 2: Đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử

Sau khi lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký sử dụng dịch vụ. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử theo hai cách:

Đăng ký trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Thuế hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.

Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3: Cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Sau khi đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ được đơn vị cung cấp dịch vụ cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần cài đặt và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Bước 4: Lập và phát hành hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập và phát hành hóa đơn điện tử. Các bước lập và phát hành hóa đơn điện tử được thực hiện theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Bước 5: Lưu trữ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Hóa đơn điện tử được lưu trữ trên hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể truy cập hệ thống của đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tra cứu, in ấn hóa đơn điện tử.

VII. Các câu hỏi thường gặp

Các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử?

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử tại Việt Nam, bao gồm: Tổng cục Thuế; Các doanh nghiệp viễn thông, công nghệ thông tin; Các doanh nghiệp phần mềm kế toán, tài chính.

Cách thức đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo 2 cách: Đăng ký trực tiếp tại trụ sở Tổng cục Thuế hoặc Chi cục Thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp; Đăng ký trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo 2 cách: Lưu trữ trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử; Lưu trữ trên hệ thống lưu trữ điện tử của doanh nghiệp.